Das Sabbatical ist kein Exot mehr – weder im Unternehmensalltag noch in der Rechtsprechung. Es ist ein Werkzeug, Arbeitgeber attraktiver zu machen. Immer mehr Mitarbeiter fordern es ein.

Welche Antwort liefert das KI-Programm ChatGPT auf folgende Frage: „Was wäre wohl passiert, wenn man den Bauern im Mittelalter ein Sabbatical angeboten hätte?“. Die Antwort der künstlichen Intelligenz:

Das Konzept des Sabbaticals, das eine längere Arbeitspause zur persönlichen Entwicklung oder Erholung vorsieht, ist eine relativ neue Idee, die im Mittelalter nicht existierte. Dennoch kann man darüber spekulieren, was passiert wäre, wenn man den Bauern im Mittelalter ein Sabbatical angeboten hätte.

Im Mittelalter waren die meisten Menschen auf dem Land tätig und lebten von der Landwirtschaft. Ein Sabbatical würde bedeuten, dass der Bauer für eine bestimmte Zeit seinen Lebensunterhalt aufgeben und die Arbeit auf dem Feld unterbrechen müsste. Dies könnte schwerwiegende Auswirkungen auf seine Familie und sein Dorf haben, da sie möglicherweise nicht genügend Nahrung und Ressourcen hätten, um zu überleben.

Es ist auch möglich, dass der Bauer nach seiner Rückkehr aus dem Sabbatical Schwierigkeiten hätte, seine Arbeit wieder aufzunehmen, da er möglicherweise veraltetes Wissen und Fähigkeiten hätte. Außerdem hätte er möglicherweise Schwierigkeiten, seinen Platz in der Gemeinschaft wiederzufinden, da er für eine Weile abwesend war.

Insgesamt ist es schwierig zu sagen, was passiert wäre, wenn man den Bauern im Mittelalter ein Sabbatical angeboten hätte, da diese Idee zu dieser Zeit nicht existierte und es schwierig ist, die Auswirkungen auf die Gesellschaft zu prognostizieren.[1]

Natürlich ist es müßig, über Arbeitsbedingungen im Mittelalter zu sprechen. Spannend ist aber, welchen Antworten die künstliche Intelligenz auf diese Frage aus den Weiten des Internets zusammensucht. Die Antworten der künstlichen Intelligenz klingen fast wie die mancher Unternehmensentscheider in den frühen 2000er Jahren, auf die Frage, wie sie über Maßnahmen zur Arbeitszeitflexibilität ihrer Mitarbeitenden denken. Aussagen wie z. B. „nicht genügend Nahrung und Ressourcen“ klingen in der heutigen Arbeitswelt nach „senkt die Produktivität“ – oder „Schwierigkeiten, seinen Platz in der Gemeinschaft wiederzufinden“ würde man heute als „ist schlecht für die Karriere“ deuten.

Aber blicken wir nach vorn. Die Zeiten der Feudalwirtschaft sind zum Glück längst vorbei und die Stellung der Arbeitnehmenden hat sich enorm gewandelt. Mit dem Flexi-Gesetz aus dem Jahr 1998 begann der Siegeszug der Zeitwertkonten, die den Mitarbeitenden mehr Flexibilität in Fragen der langfristigen Arbeitszeitgestaltung bieten sollen. In den Anfangsjahren stand besonders das Ansparen für den vorzeitigen Ruhestand im Mittelpunkt. Sabbaticals als Freistellungszweck für Zeitwertkonten waren lange Zeit eine Ausnahme in den Vereinbarungen. Dies lag insbesondere an der Tatsache, dass Sabbaticals in den Nullerjahren als nicht privilegierte Nutzungszwecke in der Rechtsprechung angesehen wurden. Dies hatte die Auswirkung, dass Zeitguthaben (wie Gleit- und Kurzzeitkonten) vor Gewährung des Kurzarbeitergeldes entspart werden mussten. Für viele Unternehmen war dieses Risiko zu groß und man verzichtete bei der Einführung von Zweitwertkonten auf diesen Freistellungszweck.

Aktuelle Regelungen

Dies änderte sich spätestens mit dem Flexi II-Gesetz. Das Gesetz zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen (Flexi II) trat am 1. Januar 2009 in Kraft. Es regelt neben der Werterhaltungsgarantie durch den Arbeitgeber und die Übertragbarkeit von Wertguthaben im Falle eines Wechsels des Arbeitgebers auch die privilegierten Nutzungszwecke neu. Sabbaticals werden in § 7c Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 2 SGB IV zwar immer noch nicht als gesetzlicher Freistellungszweck benannt. Doch gemäß den Ausführungen des Bundesministeriums für Arbeit (BMAS) ist die Aufzählung in § 7c Abs. 1 SGB IV nicht abschließend, so dass auch weitere vertragliche Freistellungsgründe, wie das Sabbatical, geschützt sind (vgl. Frage 21 im FAQ Wertguthaben des BMAS):

Darf die Agentur für Arbeit bei Kurzarbeit die Inanspruchnahme des Wertguthabens verlangen?

Das bestehende Wertguthaben darf dann nicht zur Auszahlung bei Kurzarbeit aufgelöst werden und ist geschützt, wenn es nach den Regelungen der Wertguthabenvereinbarung ausschließlich für die im Vierten Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) genannten Auszeiten verwendet werden soll. Das sind einerseits gesetzlich geregelte Freistellungen wie Elternzeiten, Pflegezeiten oder Teilzeitarbeit sowie andererseits individuelle, vertraglich vereinbarte Freistellungen wie Sabbaticals, Auszeiten vor dem Bezug der Altersrente oder Qualifizierungszeiten. Dieser Schutz gilt also nicht, sofern es sich um Zeitguthaben für Freistellungen zum Ausgleich betrieblicher Produktions- und Arbeitszyklen oder zur flexiblen Gestaltung der werktäglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit handelt.

Gründe für ein Sabbatical

Mit dieser Klarstellung stieg der Freistellungszweck „Sabbatical“ in der Bedeutung in deutschen Zeitwertkontenvereinbarungen enorm. Die Gründe für das Angebot sind vielseitig.

• Mitarbeiterbindung: Durch die Möglichkeit, ein Sabbatical zu nehmen, fühlen sich Mitarbeitende wertgeschätzt und können ihre Arbeitszeit besser mit ihrem persönlichen Leben in Einklang bringen. Dies kann zu einer höheren Mitarbeiterbindung führen.
  
  
• Work-Life-Balance: Ein Sabbatical gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich eine Auszeit vom Arbeitsleben zu nehmen und sich auf persönliche Interessen, Hobbys oder Familie zu konzentrieren. Durch eine verbesserte Work-Life-Balance können die Mitarbeitenden motivierter, produktiver und gesünder arbeiten, wenn sie aus ihrem Sabbatical zurückkehren.
  
  
• Wissensaustausch: Während eines Sabbaticals können Mitarbeitende neue Fähigkeiten erlernen und Erfahrungen sammeln, die sie bei ihrer Rückkehr ins Unternehmen einbringen können. Dadurch kann das Unternehmen von neuen Ideen und innovativen Ansätzen profitieren.
  
  
• Employer Branding: Das Angebot eines Sabbaticals kann für das Unternehmen ein wertvolles Instrument im Employer Branding sein. Es kann helfen, das Image des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber zu stärken und so qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber anzuziehen.
  
  
• Mitarbeiterentwicklung: Ein Sabbatical kann den Mitarbeitenden helfen, ihre Karriereziele zu definieren und ihre persönliche Entwicklung voranzutreiben. Durch die Möglichkeit, sich in dieser Zeit weiterzubilden oder neue Erfahrungen zu sammeln, können die Mitarbeitenden sich für zukünftige Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen besser vorbereiten.

Insgesamt kann das Angebot von Sabbaticals für Unternehmen in Deutschland ein wertvolles Instrument sein, um Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten, ihre Motivation und Produktivität zu steigern und das Image des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber zu stärken.

Zu regelnde Rahmenbedingungen

Die Unternehmen, welche ein Sabbatical anbieten, stehen regelmäßig vor einem Zielkonflikt zwischen einem attraktiven Angebot in Form einer flexiblen Sabbatical-Regelung und dem mit der Verwaltung bzw. Administration einhergehenden Aufwand. Insbesondere die Beratung, die Berechnung, die Vereinbarung und die entsprechende Hinterlegung in der Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft erfordern eine Reihe von Tätigkeiten bis das angestrebte Sabbatical eines Mitarbeitenden umgesetzt werden kann. Vor diesem Hintergrund können die folgenden Aspekte abgewogen werden, um ein möglichst gutes Verhältnis zwischen Flexibilität und Aufwand zu erzielen. Erfahrungsgemäß kann eine Reduzierung des Aufwands erreicht werden, indem die Ausgestaltung des betrieblichen Modells vorausschauend vorgenommen wird.

1. Mindestbeschäftigungsdauer und Mindestabstand

Eine Mindestbeschäftigungsdauer kann eingesetzt werden, um Betriebstreue zu honorieren und das Angebot eines Sabbaticals vorranging Mitarbeitenden zu gewähren, die eine bestimmte Anzahl an Beschäftigungsjahren im Unternehmen bereits erreicht haben. Die gewünschte Freistellung kann in diesem Fall erst angetreten werden, wenn die Mindestbeschäftigung erreicht wurde. Bei diesem Aspekt ist abzuwägen, welcher Zeitraum angemessen ist, um die Attraktivität bei neuen Mitarbeitenden nicht einzuschränken. Daneben kann ein Mindestabstand zwischen zwei Freistellungen ein geeignetes Mittel sein, um die Gesamtanzahl an Freistellungen zu lenken. In der betrieblichen Rechtsgrundlage kann festgelegt werden, welche Dauer mindestens zwischen zwei Sabbaticals liegen muss. Dieser Mindestabstand orientiert sich an den betrieblichen Gegebenheiten und kann beispielsweise ein Jahr oder auch mehrere Jahre betragen.  

2. Fristen

Über entsprechende Ankündigungsfristen bzw. Beantragungsfristen eines Freistellungswunsches kann festgelegt werden, mit welchem zeitlichen Vorlauf eine gewünschte Freistellung gegenüber dem Unternehmen angezeigt werden muss. Die Dauer der Ankündigungsfrist steht im direkten Zusammenhang mit dem Zeitraum, der dem Unternehmen zur Verfügung steht, um eine mögliche Vertretungsregelung zu treffen. Bei längeren Vorlaufzeiten bestünde die Möglichkeit, die mit der Freistellung einhergehenden Tätigkeiten zeitlich zu planen. Kürzere Ankündigungsfristen führen erfahrungsgemäß dazu, dass eine zeitnahe Abwicklung in der HR-Administration erforderlich ist.

3. Umfang der Freistellung

Regelmäßig wird festgelegt, in welchen zeitlichen Umfängen Freistellungen ermöglicht werden sollen. Es empfiehlt sich Mindest- sowie Maximalumfänge für ein Sabbatical festzulegen. Die Mindest- und Maximalumfänge erlauben es erfahrungsgemäß, die Abwesenheiten der Mitarbeitenden planerisch im betrieblichen Ablauf zu berücksichtigen und können es erleichtern, eine Vertretungsregelung zu treffen. In diesem Zusammenhang sollten die Möglichkeiten zur Einzahlung in die Zeitwertkonten betrachtet werden. Erweiterte Dotierungsmöglichkeiten erlauben es, innerhalb kurzer Zeiträume Wertguthaben für längere Freistellungen aufzubauen. Dies sollten die Unternehmen entsprechend berücksichtigen, sofern Zuführungen in die Zeitwertkonten in großen Umfängen angeboten werden.

Des Weiteren kann in der Rechtsgrundlage festgelegt werden, ob Freistellungen für anteilige Monate in Anspruch genommen werden können. Eine Begrenzung auf ganze Kalendermonate kann sich günstig auf die Planungs- und Administrationsarbeiten auswirken. Ansonsten würden für Leistungen während der Freistellung ggf. anteilige Berechnungen anfallen.

4. Freistelungsvergütung

Die Vergütung in der Freistellung bzw. das Freistellungsgehalt während eines Sabbaticals kann grundsätzlich im Rahmen der Angemessenheit des Arbeitsentgelts gewählt werden, die im Rundschreiben der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom 31.03.2009 definiert wurde.

„Das Arbeitsentgelt während der Freistellungsphase gilt dann noch als angemessen, wenn es im Monat mindestens 70 % und maximal 130 % des durchschnittlich gezahlten Arbeitsentgelts der unmittelbar vorangegangenen zwölf Kalendermonate der Arbeitsphase beträgt.“[2] Denkbar sind daher Abweichungen im genannten Rahmen, um beispielsweise durch ein Absenken des Entgelts die Freistellungsphase länger zu gestalten. Die Überprüfung, ob das durch den Mitarbeitenden gewählte Freistellungsgehalt angemessen ist, kann sich auf den Aufwand auswirken, der im Vorfeld einer Freistellung entsteht. Mit Bezug auf die Angemessenheit des Arbeitsentgelts gilt es für das Sabbatical abzuwägen, ob eine flexible Lösung angestrebt werden soll und die Mitarbeitenden im genannten Rahmen Gestaltungsspielraum erhalten, oder ob die Freistellung grundsätzlich auf Basis des gezahlten Arbeitsentgelts vor der Freistellung umgesetzt werden soll. Sofern eine flexible Handhabung bevorzugt wird, ist es wahrscheinlich, dass interessierte Mitarbeitende verschiedene Szenarien im Hinblick auf die Vergütung in der Freistellung anfragen.

Es kann sinnvoll sein, die Spannbreite nicht vollumfänglich anzubieten, da sich die Bemessungsgrundlagen zwischen Abschluss der Vereinbarung und Freistellungsbeginn noch ändern können. Eine Begrenzung kann auch so gewählt werden, dass durch ein höheres Freistellungsentgelt keine Beitragsbemessungsgrenze in der Sozialversicherung überschritten werden kann.[3] Andernfalls wäre eine Störfallabrechnung für die Entgeltbestandteile oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze notwendig. Denkbar ist eine einheitliche Gestaltung des Freistellungsentgelts im Sinne einer Festlegung auf einen fixen Prozentsatz, um eine Reduzierung der Komplexität zu erreichen.

5. Weitere betriebliche Leistungen

Da das Beschäftigungsverhältnis während der Freistellung fortbesteht (§ 7 SGB IV) sollte die Rechtsgrundlage des Modells festlegen, ob und in welchem Umfang betriebliche Leistungen (ggf. auch für tarifliche Leistungen, sofern der jeweilige Tarifvertrag keine Regelung vorsieht) während der Freistellung gewährt werden. Angeführt werden können an dieser Stelle exemplarisch die Ermittlung von Bonuszahlungen, wenn im entsprechenden Kalenderjahr ein Sabbatical in Anspruch genommen wurde oder der Umgang mit dem Dienstwagen während einer Sabbatical Freistellung.

Der Umgang mit den betrieblichen Leistungen wirkt sich auf die Planungen und die Beratungsleistung zum Sabbatical aus und kann auch einen Einfluss auf die Entgeltabrechnung nehmen, wenn dort beispielsweise eine Abgrenzung des entsprechenden Vergütungsbestandteils aufgrund der Freistellung aus dem Wertguthaben notwendig ist.

Fazit und Ausblick

Die aufgeführten Aspekte stehen im direkten oder indirekten Zusammenhang mit den Anforderungen, die mit der Planung und der Vereinbarung eines Sabbaticals einhergehen. Entsprechend nimmt die Ausgestaltung des betrieblichen Modells einen Einfluss auf die Kapazitäten, die regelmäßig bereitgestellt werden müssen, um die Mitarbeitenden über die Möglichkeiten im Rahmen eines Sabbaticals aufzuklären, die entsprechenden Freistellungen zu kalkulieren und eine Freistellungsvereinbarung zu treffen. Komplexere Modelle bzw. Rahmenbedingungen führen erwartungsgemäß zu einem höheren Aufwand in der Beratung der Beschäftigten.

Mitarbeitende, die beabsichtigen ein Sabbatical in Anspruch zu nehmen, benötigen regelmäßig Informationen zu den Rahmenbedingungen der Inanspruchnahme, dem aktuellen Stand des angesparten Guthabens und der Vergütung während der Freistellung und damit einhergehend auch der möglichen Dauer des Sabbaticals. Unternehmen, die bereits ein Sabbatical ermöglichen oder künftig ein Sabbatical anbieten möchten, beschäftigen sich damit, ob in der betrieblichen Praxis der Aufwand in einem planbaren und nachvollziehbaren Rahmen anfällt. In der Praxis existieren auch Modelle, die mit einer Freistellungszeit beginnen. Die Rückzahlung erfolgt durch die Beschäftigten unmittelbar im Anschluss an die Freistellung. Der Arbeitgeber finanziert somit die berufliche Auszeit der Beschäftigten unter klar definierten Rahmenbedingungen vor. Vorteilhaft ist hierbei insbesondere die zeitnahe und bedarfsgerechte Freistellung.

Es ist anzunehmen, dass die künftige Bedeutung von flexiblen Arbeitszeitmodellen und der Komponente Zeit im Rahmen der Beschäftigung zunehmen. Tarifabschlüsse in Branchen wie der Chemischen Industrie, der Metallindustrie oder bei der Deutschen Bahn beinhalten bereits Komponenten, die je nach betrieblichem Angebot, den Beschäftigten die Wahl zwischen Entgelt und Zeit bieten. Die Studie, die durch Frankfurt Business Media – Der F.A.Z. Fachverlag 2018, durchgeführt wurde zeigt, dass die Nachfrage nach Freizeit und Arbeitszeitflexibilität bei bestimmten Beschäftigtengruppen hoch ist. Die folgende Abbildung veranschaulicht, welche Gruppen Freizeit und Arbeitszeitflexibilität verstärkt nachfragen. Die Themen Arbeitszeit und Freizeit sind demnach regelmäßig ein Aspekt in den Vorstellungsgesprächen.

Die deutliche Mehrheit jüngerer Mitarbeiter fragt in den Unternehmen nach mehr Möglichkeiten für Freizeit und Arbeitszeitflexibilisierung (Frankfurt Business Media – Der F.A.Z. Fachverlag 2018)

Die Unternehmen stehen vor der Herausforderung die Arbeitszeit weiter zu flexibilisieren und ein Sabbatical anzubieten. Gleichzeitig versuchen sie den Aufwand und die damit verbundenen Kosten möglichst gering zu halten. Letzteres kann durch die sorgsame Ausgestaltung des betrieblichen Modells und der Einbindung von technischen Hilfsmitteln wie Freistellungsrechnern gelingen. Es ist davon auszugehen, dass die Verbreitung bzw. das Angebot von Sabbaticals weiter zunehmen, da die Arbeitgeber in einem sich verstärkenden Wettkampf um Arbeitskräfte stehen.  Wir befinden uns ja nicht mehr im Mittelalter…

[1] ChatGPT, Abfrage auf openai.com, abgerufen am 13. März 2023.
[2] Spitzenorganisationen Sozialversicherung (2009), Rundschreiben, Seite 21 Ziff. 3.3.4.
[3] Spitzenorganisationen Sozialversicherung (2009), Rundschreiben, Seite 23 Ziff. 3.3.4.