Dieser Beitrag betrachtet den Ausschnitt des Mitarbeiterportals als Schnittstelle zwischen dem Mitarbeiter und den Prozessen und Systemen, die im Rahmen der betrieblichen Zeitwertkonten benötigt werden. Dabei sollen dem Leser auf Basis der im Folgenden aufgeführten Merkmale einige Entscheidungsparameter für die Wahl des geeigneten Instruments an die Hand gegeben werden. Auf eine konkrete Anforderungsliste an die Zeitwertkonten-Administration wird an dieser Stelle verzichtet.

Die in diesem Artikel betrachteten Mitarbeiterportale sind online Firmenportale, die Informationen und Wissen bündeln und so gestaltet sind, dass sie den Mitarbeiter in den Geschäftsprozess integrieren. Nicht im Fokus dieses Newsletters stehen dabei Portale von Versicherern oder Maklerorganisationen, die den Anspruch haben, auch Informationen um die betriebliche Versorgung aufzuzeigen und in Teilen Services bereitzustellen.

Neben dem reinen Informationszweck werden die technischen Voraussetzungen für die Aktivitäten und Prozesse von Human Resources[1] beleuchtet.

Die aufgezeigten Kriterien erheben auf Grund der heterogenen Bedürfnisse seitens der Unternehmen keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Außerdem bedingt der technische Fortschritt eine dauerhafte Adjustierung der hier dargestellten Kriterien.

Merkmale eines Mitarbeiterportals

Integrationsfähigkeit in bestehende Systemlandschaften oder weiterer Applikationen

Da ein Mitarbeiterportal Informationen meistens nicht originär zur Verfügung stellt, ist die Anbindung von unterschiedlichen Quellen (interne wie externe) in der Regel unerlässlich und somit wesentlicher Bestandteil einer Lösung. Beispiele hierfür sind z. B. Daten einer im Zusammenhang mit der Anlage von Beiträgen involvierter Versicherung oder Kapitalanlagegesellschaft (externe Daten) oder das Ergebnis einer Umrechnung der Wertguthaben in ein auf dem Portal angezeigtes Zeitguthaben auf Basis des intern geführten Stundensatzes (interne Daten aus der Personalabrechnung). All diese Informationen sind in das Portal zu integrieren. Wenn darüber hinaus sogenannte employee self-services[2] angeboten werden, damit der Mitarbeiter persönliche Informationen pflegen oder Interaktionen anstoßen kann, ist eine zweiseitige Informationsweitergabe (Portal <->Zweitsystem) notwendig. Oftmals gilt es auch notwendige Drittprogramme in das Portal zu integrieren, wie z. B. den Rechenkern einer Versicherung zur Angebotserstellung. Vor diesem Hintergrund gilt es, sicherzustellen, dass das Portalframework die Flexibilität bietet, eine Vielzahl von Datenquellen, Applikationen und Diensten auf optimale Weise zu integrieren und zu aggregieren. Technische Mittel für eine solche Integration bieten z. B. Enterprise Services Bus[3] oder Webservices[4] (Webdienste).

Das Content[5] Management System (CMS)

Ein weiterer wesentlicher Basisdienst für ein Mitarbeiterportal stellt das Content Management System dar. Hier müssen sowohl komplexe Redaktionsprozesse abgebildet, als auch die dynamische Verwaltung gewährleistet werden. Folgende Kriterien sollte ein CMS bedienen:

• Rollenkonzept und zielgruppengerechte Ansprache, d. h. die Möglichkeit, unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten an verschiedene Nutzer und Content-Kategorien/-Typen zu vergeben. Auch die Änderbarkeit der Informationen über die Laufzeit an neue Website-Inhalte, Strukturen oder Benutzerprofile sollten möglich sein, z.B. durch Erweiterungen oder Einschränkung der Zugriffsrechte.
• Möglichkeit, Nachrichten (z. B. per E-Mail) an Verantwortliche zu senden, sobald sich am Inhalt bestimmter Unterlagen etwas ändert
• Nachhalten und Verwalten verschiedener Versionen einer Unterlage
• Semantisches Ordnen der Inhalte
• Vorhalten und Bereitstellung der Inhalte über eine Ablage (z. B. Datenbank)
• Export von Inhalten in eine andere Arbeitsumgebung oder Import aus einer solchen.

Neben den eher klassischen Eigenschaften eines Content Management Systems (CMS) zum Erzeugen, Organisieren und Publizieren von Inhalten eines ansprechenden Mitarbeiterportals, sollte das optische „Erscheinungsbild“ unterstützt werden. Hierzu dienen unter anderem vorgefertigte Vorlagen und Schablonen, die es einem Nutzer erlauben, die Seite je nach Anforderung zu gestalten und anzupassen.

Je nach Umfang des Mitarbeiterportals ist ein CMS zu wählen, welches zusätzliche Charakteristika bietet, wie z. B. ein zentrales Verzeichnis für Dokumente oder Multimedia-Inhalte oder ein Dokumenten-Management-System. Auch benutzergesteuerte Workflow-Systeme werden zunehmend in das CMS eingebettet und sollten deshalb integrierbar sein.

In Bezug auf die betriebliche Altersversorgung und Zeitwertkonten ist z. B. darauf zu achten, dass das CMS System neben den oben genannten Merkmalen die Flexibilität bereitstellt, weitere Gesellschaften oder neue bzw. geänderte Versorgungsordnungen strukturell aufzunehmen.

Einen guten ersten Überblick über die jeweils führenden Portal-Technologie-Anbieter kann hier z.B. Gartner mit seinem „Magic Quadrant for Horizontal Portals“[6] bieten.

Navigation und Suche

Eine klare und einfache Navigation ist ein weiteres Kriterium für den Erfolg eines Mitarbeiterportals. Es ist also zu prüfen, ob ein schlüssiges, das heißt gut nachvollziehbares und intuitiv verständliches Navigationskonzept existiert. Das Navigationskonzept adressiert Seitensuchfunktionen, Menüstrukturen, Menüdarstellungen, Verlinkungen und das Zusammenwirken dieser Elemente. Ein Navigationskonzept muss so gestaltet sein, dass der Großteil potenzieller Nutzer dieses Konzept in kürzester Zeit verstehen und anwenden kann. Eine Suche-Funktion ist in diesem Kontext ein Standard, der das Auffinden von Detailinformationen (beispielsweise zu einem bestimmten Inhalt) vereinfachen soll. Weitere interessante technische Möglichkeiten zum Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch im Kontext betrieblicher Nebenleistungen und Zeitwertkonten bieten z. B. Unternehmens-Wikis, Weblogs oder Experten-Foren auf dem Mitarbeiterportal.

User Experience (UX) und Usability

Geprägt durch privat gemachte Erfahrungen im Internet erwachsen Erwartungen der Mitarbeiter an das Mitarbeiterportal des Unternehmens[7]. Ergänzend kommt bei einem webbasierten Mitarbeiterportal hinzu, dass diese Erwartungen sich zunehmend auch an die mobile Gestaltungrichten.

Für den Einsatz eines attraktiven Mitarbeiterportals sind mit steigender Tendenz Begriffe wie User Experience (UX) und Usability von Bedeutung. Vereinfacht gesagt handelt es sich dabei um die in der Praxis wichtige Frage, wie schnell dem Nutzer der Sinn, das Konzept und der Zweck der Website vermittelt wird. Um diese Begriffe zu messen, sind Anforderungsanalysen an die Bedürfnisse der später Benutzenden unerlässlich. Wie weit an dieser Stelle Aufwand betrieben wird, hängt vom Umfang des zu nutzenden Mitarbeiterportals ab.

Dieser Newsletter beschränkt sich an dieser Stelle auf die Darstellung der mittlerweile sogar durch das Deutsche Institut für Normung e. V. (DIN) geprägten Begriffe User Experience (UX) und Usability.

Die ISO 9241-210:2011 definiert „User Experience“ als Wahrnehmungen und Reaktionen einer Person, die aus der tatsächlichen und/oder der erwarteten Benutzung eines Produkts, eines Systems oder einer Dienstleistung resultieren. Vereinfacht beschrieben, als Antwort auf die Frage, inwieweit die Benutzung des Mitarbeiterportals einen gefühlten Mehrwert/Nutzen erzeugt hat.

Die „Usability“ beschreibt hingegen die Gebrauchstauglichkeit oder Benutzbarkeit eines Produkts und wird in der DIN EN ISO 9241-11 definiert als „Ausmaß, in dem ein System, ein Produkt oder eine Dienstleistung durch bestimmte Benutzer in einem bestimmten Nutzungskontext genutzt werden kann, um festgelegte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen.“ Wiederum vereinfacht: wie schnell konnte ich die gewünschte Aufgabenerledigung, z. B. das Formular zur Verwendung/Freistellung meines Wertguthabens finden und nutzen?

Nachfolgende Abbildung 1 zeigt den Unterschied zwischen UX und Usability entlang einer zeitlichen Einteilung der Nutzung vor, während und nach der Nutzung.

Bildquelle: Geis, Johner, Beuth Verlag

Responsive Webdesign

Erstmals verwendet wurde der Begriff „Responsive Webdesign“ im Mai 2010 von Ethan Marcotte in einem Artikel für das Magazin „A List Apart“, in dem er Bezug zur bedarfsgesteuerten, also responsiven (Web-)Architektur nahm. Gemeint ist das gestalterische und technische Paradigma zur Erstellung einer Website, so dass diese auf Eigenschaften des jeweils benutzten Endgeräts, vor allem Smartphones und Tabletcomputer, reagieren kann. Der grafische Aufbau einer „responsiven“ Website erfolgt anhand der Anforderungen des jeweiligen Gerätes, das auf die Website zugreift. Dies betrifft insbesondere die Anordnung und Darstellung einzelner Elemente, wie Navigation, Seitenspalten und Texte, aber auch die Nutzung unterschiedlicher Eingabemethoden von Maus (klicken, überfahren) oder Touchscreen (tippen, wischen). Technische Basis hierfür sind die neueren Webstandards HTML5, CSS3 (hier z. B. Media Queries) und JavaScript. Im Kontext der fondsakzessorischen bAV kann z. B. die Chart-Darstellung der Fondsperformance auf einem großen Computer-Bildschirm gut nachvollzogen werden, während auf dem Smartphone - mit seiner begrenzten Bildgröße - ein Balkendiagramm übersichtlicher ist.

Folgende gern in diesem Kontext genutzte Abbildung 2:

Grafische Darstellung des Responsive Designs.

Insbesondere wenn es um mobile Geräte geht, stellt sich die Frage, ob nicht doch eine native App – also eine Implementierung für ein spezielles Endgerät – mehr Sinn macht. Eine native App ist generell dann vorteilhaft, wenn Hardware-nahe Funktionen genutzt werden müssen. Diese lassen sich bei einer von Geräten unabhängigen Implementierung nicht oder erheblich schwieriger umsetzen. Andererseits muss in diesem Kontext für verschiedene Endgeräte jeweils eine neue Version der App, meist von Grund auf, umgesetzt werden. Und die eigentliche Web Applikation benötigt man ja auch noch. Die teilweise am Markt postulierte Notwendigkeit zum Einsatz einer App kann zumindest nur in seltenen Fällen wirklich nachvollzogen werden.

IT Sicherheit von Mitarbeiterportalen

Grundsätzlich bieten Web-Angebote Angreifern eine Vielzahl unterschiedlicher Angriffsmöglichkeiten, die für eine erfolgreiche Kompromittierung genutzt werden können. Das größte Gefährdungspotential geht von der Web-Anwendung selbst aus, da diese zum Teil sehr umfangreiche Funktionalitäten und komplexe Schnittstellen bietet. Darüber hinaus dürfen auch die Gefahren nicht vernachlässigt werden, die von unterstützenden Systemen wie Web -Servern oder Hintergrundsystemen ausgehen. Es ist zu empfehlen, bei der Konzipierung eines Mitarbeiterportals strenge IT Sicherheitsrichtlinien einzuhalten. Hierzu bietet das Bundesamt Informationstechnik (BSI) mit seiner jeweils aktuellen Leitlinie[8] zur Internet-Sicherheit einen guten ersten Überblick.

Wenn die eigenen Ressourcen an dieser Stelle fehlen, sollten spezialisierte unabhängige Anbieter hinzugezogen werden, um dieses Thema mit hinreichender Kompetenz und Kapazität zu bearbeiten.

Fazit

Noch vor einigen Jahren war der Einsatz von Mitarbeiterportalen im Kontext der betrieblichen Altersversorgung relativ unbedeutend, weil nur mit erheblichem technischem Aufwand oder mit begrenztem Nutzen umsetzbar. Dies hat sich zwischenzeitlich geändert, der Grund für diese Entwicklung liegt nicht nur am technischen Fortschritt. Ein Mitarbeiterportal verbessert den Wissensaustausch und die interne Kommunikation innerhalb eines Unternehmens über die einzelnen Anwendungen hinweg. Es vereinfacht Geschäftsabläufe, und schafft Transparenz bei Abläufen und erlaubt Auswertungen über Nutzung innerhalb kürzester Zeit.

Somit führt ein Mitarbeiterportal in allen Bereichen - also auch für die betriebliche Altersversorgung und Zeitwertkonten - zu Zeitersparnis, Aktualität des Wissenstands und dadurch zu einer Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Mit einer gründlichen Analyse im Vorfeld, guten Umsetzungskonzepten, einer passenden technischen Lösung sowie klar verteilten Aufgaben und Kompetenzen hat das Mitarbeiterportal eine Chance, zum internen Leitmedium zu werden.

[1] Springer Gabler Verlag (Herausgeber), Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Human Resource Management, online im Internet: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/85229/human-resource-management-v8.html

[2] https://de.wikipedia.org/wiki/Self-Service_Technologies, siehe auch Yearbook 2017 mit dem Beitrag ARBEITSRECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN DES EMPLOYEE SELF SERVICE – UNTER BESONDERER BERÜCKSICHTIGUNG DER ANFORDERUNGEN BEI ZEITWERTKONTEN des Fachkreises des Fachkreises Arbeits- und Sozialversicherungsrecht

[3] https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Service_Bus

[4] https://de.wikipedia.org/wiki/Webservice

[5] Content bedeutet hier aus dem Englischen übersetzt „Inhalt”. Dabei meint der Begriff: Im Bezug auf Medien alle Medieninhalte.

[6] https://www.gartner.com/doc/3480317/magic-quadrant-horizontal-portals

[7] Meier, S., Lütolf, D. & Schillerwein, S. (2015). Herausforderung Intranet: Zwischen Informationsvermittlung, Diskussionskultur und Wissensmanagement. Wiesbaden: Springer Gabler.

[8]https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/ITGrundschutz/ITGrundschutzUeberblick/LeitfadenInformationssicherheit/leitfaden_node.html