Einleitung

Zeitwertkonten bieten Unternehmen große Spielräume bei der individuellen Ausgestaltung. So können beispielsweise in der Konzeptionsphase Einbringungs- und Verwendungsmöglichkeiten, aber auch die Kapitalanlage und die Verfallbarkeiten der Arbeitgeberzuschüsse passgenau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden. Die Ausgestaltung eines Zeitwertkontenmodells kann damit entsprechend hohe Anforderungen an die Administration stellen.

Der Arbeitgeber ist in der Regel bestrebt, diese Anforderungen durch die optimale Verzahnung der am Administrationsprozess Beteiligten, z.B. Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Treuhänder und Produktpartner möglichst gering zu halten. Gleichzeitig müssen das Speichern von Stammdaten und Betragsdaten, sowie das Reporting und die Erstellung von Kontoauszügen und Berichten über alle Beteiligten hinweg sichergestellt sein.

Diese beiden Ziele können durch den Einsatz der richtigen Administrationslösung für die avisierte Teilnehmerzahl erreicht werden. Als potentielle Administrationsdienstleister stehen z. B. Kapitalanlagegesellschaften, Finanzdienstleister, Versicherungsgesellschaften, Beratungsgesellschaften, Treuhänder und nicht zu Letzt spezialisierte Administrationsanbieter zur Verfügung. Das Dienstleistungsangebot der Anbieter ist zum Teil zwar vergleichbar mit dem ihrer Wettbewerber, allerdings nicht zwingend gleichwertig.

Dieser Newsletter-Beitrag soll beispielhaft den Auswahlprozess für den Einsatz einer externen Administrationslösung für ein Wertkontenmodell mit mehr als 200 avisierten Teilnehmern beleuchten und aufzeigen, welche Auswahlkriterien bei der Wahl essentiell sind. Unternehmen mit geringeren Teilnehmerzahlen finden Administrationsunterstützung häufig beim Anbieter der Zeitwertkontenrückdeckung oder entwickeln pragmatische Lösungen mit der eigenen Entgeltabrechnungssoftware.

Anbieterauswahlprozess

Nach dem Erstellen einer Liste mit den potentiellen Anbietern ist eine Vorauswahl empfehlenswert, um den Aufwand der Ausschreibung zu begrenzen. Insbesondere bei den Themen Online-Zugriff als Bindeglied für alle Beteiligten, vollständige Historisierung der Daten, Referenzen, Nachhaltigkeit der Geschäftstätigkeit, vollständige Übernahme von sozialversicherungsrechtlichen Berechnungspflichten und Service Level Agreements ist eine Differenzierung der Anbieter möglich. Wichtigstes Kriterium in der Vorauswahl ist aber sicherlich das Preis-/Leistungsverhältnis in Bezug auf die unternehmensindividuellen Zielvorstellungen.

Die vom Unternehmen nach einer ersten Recherche und Prüfung des allgemeinen Angebotes präferierten Anbieter werden im nächsten Schritt detailliert analysiert. Hierzu wird – ggf. in Zusammenarbeit mit einem auf entsprechende Auswahlprozesse spezialisierten Berater - ein Fragebogen oder ein erstes Pflichtenheft konzipiert.

Erstellung des Fragebogens

Die richtigen Fragen zu stellen, um damit die Schwachstellen oder die besonderen Stärken eines Anbieters offen zu legen, ist sicherlich keine einfache Aufgabe. Nachfolgend werden die Schwerpunkte dieses Prozesses kurz vorgestellt:

1. Datenschutz und Rechtssicherheit:

Selbstverständlich erscheint auf den ersten Blick, dass alle Sicherheitsstandards erfüllt sein müssen, denn es geht um hochsensible, personenbezogenen Daten. Die Verwaltungsplattform muss gesetzliche Anforderungen berücksichtigen und alle aktuellen arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte, die beim Management von Zeitwertkonten erforderlich sind, sicherstellen. Im Idealfall liegt beim Anbieter sogar nachweislich ein Testat über die gesetzeskonforme Vorgehensweise der Administration - ausgestellt von einem unabhängigen Dritten - vor. Ein nachvollziehbarer Prozess und eine breite Kundenbasis sind gute Indikatoren für eine glaubhaft gewährleistete Umsetzung auch zukünftiger Gesetzesänderungen und daher zielführend.

2. Historisierung der Daten

Es ist sicher zu stellen, dass alle Daten und Geschäftsvorfälle so historisiert werden, dass eine revisionssichere Prüfung vergangener Buchungen ohne großen Aufwand möglich ist und bleibt. Die komplette Übernahme von historischen Kontobewegungen beim Austausch des Administrators im laufenden Betrieb wird dann als Ergebnis problemlos funktionieren.

3. Service Level Agreements

Je nach Bedarf des Unternehmens sind weitere wesentliche Themen: Garantierte Verfügbarkeit der Anwendung, Reaktionszeit des First- und Second-Level Supports bei Störungen unterschiedlicher Priorität, Eskalationsmechanismen, detaillierte Beschreibung der Dienstleistungen, Termine zur Erledigung von zeitkritischen Tätigkeiten (z. B. der Handelsprozess) und Betreuungszeiten. Wenn solche Punkte nicht transparent ersichtlich sind, ist eine Nachfrage zu empfehlen.

4. Referenzen

Idealerweise stellt der Anbieter 2-3 langjährige Referenzkunden für einen persönlichen Kontakt zur Verfügung. Es ist von Vorteil, wenn die Referenzen von einem Unternehmen derselben oder einer vergleichbaren Branche abgegeben wurden und/oder eine Ähnlichkeit zum umgesetzten Modells besteht. Darüber hinaus ist es wünschenswert, wenn der Anbieter über eine entsprechend hohe Anzahl von zufriedenen Kunden mit Zeitwertkontenmodellen verweisen kann. Bei Angaben bzgl. der Anzahl bereits administrierter Zeitwertkonten sollte immer zwischen „echten“ Zeitwertkonten und solchen für die Insolvenzsicherung von Altersteilzeit oder betrieblicher Altersversorgung differenziert werden.

5. Online-Portal

Gibt es ein ausreichendes Sicherheits- und Berechtigungskonzept? Können z. B. Mitarbeiter des Unternehmens in unterschiedlichen Funktionen und Arbeitnehmer mit unterschiedlichen Berechtigungen auf das Portal zugreifen? Welche Reporte werden im Standard angeboten? Ist eine ganzheitliche Darstellung aller im Unternehmen angebotenen Versorgungsmodelle möglich? Welche Geschäftsvorfälle werden durch das Portal unterstützt und wie erfolgt die Authentifikation der handelnden Akteure? Ein Test-Link zum Portal kann dabei zur Einschätzung des „look and feel“ und damit auch für die Bestimmung des richtigen Partners vorteilhaft sein.

6. Datenaustausch

Wie und mit welchem Sicherheitsstandard werden die Daten ausgetauscht und welche Prozesse sind im Standard nicht automatisiert, so dass gegebenenfalls ein erhöhter manueller Aufwand entstehen kann? Eine umfassende Schnittstellenbeschreibung ist hilfreich, um den Aufwand des Datenexports aus der Entgeltabrechnung abschätzen zu können.

7. Nachhaltig der Geschäftstätigkeit

Um langfristig die Stabilität des Partners sicher zu stellen, sind Kenngrößen wie die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen/Geschäftsbereich, die Umsatz- und Ertragssituation, sowie die Eigentumsverhältnisse zu erfragen. Damit die laufende Transparenz sichergestellt ist, sollte es dem Auftraggeber möglich sein, wichtige Kenngrößen auch während der Vertragslaufzeit jederzeit abzufragen.

Droht nach einigen Jahren, wegen fehlender Nachhaltigkeit der Wechsel eines Administrators, so ist dieser dann nahezu so aufwendig wie der Wechsel einer Entgeltabrechnungssoftware. Aufwandsvermeidend ist es, bereits bei Vertragsbeginn die Zusammenarbeit bei Beendigung vertraglich zu regeln. Hierbei ist vor allem wichtig, in welchem Format und in welcher Granularität die Daten an einen zukünftigen Dritten übermittelt werden.

8. Vollständige Übernahme der sozialversicherungsrechtlichen Berechnungsvorschriften

Bei der Vergabe der Zeitwertkonten-Administration kann das Outsourcing der „Störfall-SV-Luft“ nach dem Alternativ-Optionsmodell durchaus Sinn machen. Administratoren bieten deswegen teilweise die vollständige Übernahme dieser Berechnungsfunktionalität an, so dass der Arbeitgeber die Störfall-SV-Luft-Führung in seinem Entgeltabrechnungssystem nicht separat administrieren muss. Alternative Angebote umfassen lediglich die Führung (ohne Berechnung) der SV-Luft in einem Schattenkonto zur Entgeltabrechnung für den Insolvenzfall oder die individuell rückwirkende Störfallberechnung nach Kundenbedarf.

9. Implementierungsprozess

Wer begleitet den Angebotsprozess und stehen bereits die Personen für die laufende Betreuung fest? Welche Erfahrungen können diese Personen vorweisen?

10. Auswertung

Nach Erhalt aller Unterlagen der Anbieter besteht die Herausforderung, diese vergleichbar zu machen und im Anschluss ein Ranking vorzunehmen. Dabei ist zu entscheiden, welche Kriterien stärker und welche schwächer gewichtet werden. Ergebnis der Auswertung ist die Basis für die Einladung der besten Anbieter zu einer Unternehmenspräsentation (sog. „Beauty Contest“).

Im Zuge der Auswertung aufkommende Fragen sollten vor der Präsentation adressiert werden, damit der Anbieter in der gemeinsamen Veranstaltung zielgerichtet Auskunft erteilen kann. Dies vermeidet lückenhafte Aussagen während des Beauty-Contests und verkürzt den Ausschreibungsprozess.

Beispiel Kostenbewertung für ein Unternehmen mit 3.000 Mitarbeitern - fiktive Daten und Schulnotenbewertung¹:

Beispiel einer gewichteten Gesamtbewertung:

¹ Die Kriterien für die Schulnotenbewertung sollten dokumentiert werden, um das Ranking im Rahmen einer späteren Prüfung nachvollziehbar zu gestalten.

² Die Durchschnittsnote bei den Kosten ergibt sich aus dem gewichteten Notendurchschnitt der ersten Tabelle

Anbieter-Präsentation

Im Rahmen dieses „Beauty Contest“ kann das Unternehmen eigene Belange erneut adressieren und auch einen Einblick in die Verwaltungsplattform - beispielsweise über eine Live Präsentation des Administrationssystems - verlangen. Diese Vorführung sollte dem Auftraggeber die Möglichkeit geben, das „look and feel“ final zu bewerten und ein Gefühl über die spätere Administration vermitteln. Ein Zeitrahmen von mindestens 60 – 120 Minuten ist dafür erfahrungsgemäß notwendig.

Auch über das jeweilige Preismodell kann während der Präsentation Klarheit geschaffen werden. Gerade bei zusätzlichen Dienstleistungen, die außerhalb des Standardprozesses erwünscht sind, entstehen teilweise Mehraufwände in signifikanter Höhe. Ziel sollte die Abgabe eines finalen Preismodells des Anbieters während der Präsentation oder zeitnah im Anschluss sein.

Auswahl des Anbieters

Im Anschluss an den Auswahlprozess ist die bestehende Auswertung zu überarbeiten und eine möglichst detaillierte Dokumentation der Auswahlkriterien und Ergebnisse vorzunehmen. Auf dieser Basis kann entschieden werden, mit welchem Partner man zukünftig zusammenarbeiten wird.

Eine zu frühe Absage des zweitbesten Anbieters ist zu vermeiden, da auch noch in den Vertragsverhandlungen Überraschungen nicht auszuschließen sind.

Zusammenfassung und Fazit

Die große Bandbreite verschiedenartiger Zeitwertmodelle und die Vielzahl der am Markt agierenden Anbieter bedingt beträchtliche Personalressourcen, wenn es um die Auswahl des richtigen Partners geht. Hinzu kommt, dass interdisziplinäre Experten (Personal, IT, Kapitalanlage, Datenschutz, etc.) für den Prozess benötigt werden, die gleichzeitig den Blick für das Ganze nicht verlieren dürfen. Der entsprechende Prozess ist sorgsam aufzusetzen, seitens der Entscheidungsträger eng zu begleiten und einschließlich der Ratio für eine abschließende Empfehlung sauber zu dokumentieren. Dabei kann es zumindest bei komplexeren Modellen mit einer Vielzahl in Frage kommender Anbieter Sinn machen, sich externer Expertise zu bedienen. Diese kann passgenau über die Auswahldauer hinweg beauftragt werden, um den Entscheidungsprozess zu unterstützen.