In dem vorliegenden Beitrag wollen wir uns mit der Administration von Arbeitgeberzuschüssen in der Freistellungsphase beschäftigen. Mittlerweile sind diese Zuschüsse ein oftmals eingesetztes Mittel, um die gewünschte Beteiligungsquote am Zeitwertkontenmodell zu erreichen. Wir wollen uns an dieser Stelle auf die Administration der Zuschüsse konzentrieren. Rechtliche Aspekte sowie Zuschüsse vor der Freistellungsphase sollen hier nicht betrachtet werden. Wir gehen bei unserer Analyse davon aus, dass das Zeitwertkonto vor der Freistellungsphase in Form eines Wertguthabens gemäß  den Vorgaben von Flexi-II existiert (ob in der Ausgestaltung als „Ein-“ oder „Zweikontenmodell“ soll hier ebenfalls keine Rolle spielen).

Wichtige Fragestellungen für die Administration sind:

Um welche Art Zuschuss handelt es sich und wann wird er fällig?

 Beispiele:

• Der AG-Zuschuss beträgt 10 % des Wertguthabens zum Zeitpunkt der Umsetzung eines Freistellungswunsches
• Der AG gewährt auch für Phasen der Freistellung Erholungsurlaub, die über ggf. bestehende Ansprüche aus dem BurlG hinausgehen[1]
• Der AG gewährt einen festen Zuschuss in Höhe von EUR x zum Zeitpunkt der Umsetzung eines Freistellungswunsches

Es existieren in der Praxis sicherlich noch weitere Varianten der Gewährung von Zuschüssen. Überwiegend wird die Fälligkeit eines individuellen Anspruchs auf Bezuschussung terminlich an die Freistellungsphase gekoppelt. Der Arbeitgeber möchte damit erreichen, dass er die Zuschüsse nicht zahlen muss, wenn das Ziel des Arbeitszeitkontos - die regelkonforme Freistellung - nicht erreicht wird. Damit macht er auch noch einmal klar, dass der Störfall der unerwünschte Ausgang eines Arbeitszeitkontos ist.

Ist der Administrator in der Lage, die Höhe eines individuellen Zuschusses zu berechnen?

Üblicherweise kann ein externer Administrator die Höhe der Zuschüsse nicht berechnen, da die dazu erforderlichen Werte auf seiner Verwaltungsplattform nicht vorgehalten werden. Festbeträge oder den Wert eines anteiligen Urlaubs kennt nur das HR-System des Arbeitgebers. Daher kann man davon ausgehen, dass der Arbeitgeber dem Administrator die Höhe der Zuschüsse zum Zeitpunkt ihres Entstehens melden muss.

Wie wird in der Freistellungsphase das Wertguthaben entspart?

Beispiele:

• Es wird zunächst das Wertguthaben aufgebraucht. Danach gewährt der AG den zusätzlich aufgelaufenen Urlaub und verlängert damit die Freistellungsphase. (Oder umgekehrt: erst Urlaub und dann Entnahme)
• Es wird gleichmäßig entspart (konstante Entnahme aus dem Wertguthaben). Die Entnahme entspricht dem Freistellungsgehalt.
• Die Entnahme aus dem Wertguthaben (genauer: Arbeitsentgeltguthaben) ist konstant, aber sie deckt nur einen Teil des Freistellungsgehalts ab. Andere Teile kommen beispielsweise aus der Nutzung einer bestehenden ATZ-Regelung oder einer aktiven Beschäftigung, weil der Mitarbeiter während der Freistellung teilzeitbeschäftigt bleibt und die entsprechende Gehaltsminderung durch die Nutzung des Wertguthabens ausgeglichen wird.

Oftmals ist das Vorgehen bei der Entnahme nicht präzise definiert. Erst beim ersten Abrechnungslauf für den freigestellten Mitarbeiter wird dann intensiv darüber nachgedacht, wie genau man die Prozesse abbilden will. Durch den Zeitdruck werden ggf. Weichenstellungen vorgenommen, die sich in der Zukunft als „suboptimal“ erweisen. Daher unser Hinweis, sich rechtzeitig über die Verwendung von Arbeitgeberzuschüssen Gedanken zu machen und diese in der Betriebsvereinbarung hinreichend präzise zu formulieren.

Sollen die Arbeitgeberzuschüsse Teil des Wertguthabens sein?

Die Fragestellung wirkt formalistisch und hört sich  ein wenig nach Haarspalterei an. Für den Fall aber, dass die Frage eindeutig mit „Ja“ beantwortet wird, hat dies zwingend folgende Konsequenzen: Zu dem Zeitpunkt, an dem der Zuschuss gewährt wird, muss der Arbeitgeber diesen in das Wertguthaben einzahlen, also extern ausfinanzieren und gegen eine mögliche Insolvenz sichern. Dies gilt auch für die gegebenenfalls entstehenden AG-SV-Anteile.

Falls nach diesem Zeitpunkt ein sozialversicherungsrechtlicher Störfall ausgelöst wird (das Arbeitsverhältnis z. B. vor einem Aufzehren des Wertguthabens beendet wird), ist das gesamte Wertguthaben inkl. der AG-Zuschüsse auszuzahlen, an einen Folgearbeitgeber mit Wertkontenmodell zu übertragen oder an die Rentenversicherung Bund zu überführen^[2]). Dieses Vorgehen ist sicherlich im Interesse des Arbeitnehmers, insbesondere da die Einzahlung der AG-Zuschüsse in das Wertguthaben diese automatisch vor einem möglichen Ausfall durch Insolvenz des Arbeitgebers schützt. Ob dies auch im Sinne des Arbeitgebers ist, lässt sich trefflich hinterfragen.

Die Alternative wäre, den  Zuschuss nicht zum Teil des Wertguthabens zu machen. In diesem Fall sollte die Betriebs- oder einzelvertragliche Vereinbarung lediglich auf „Zuschüsse zum Freistellungsgehalt“ verweisen. Problematische Formulierungen wie „Aufstockung des / Einzahlung in das Wertguthaben(s)“ etc. werden auf diese Weise vermieden.

In der konkreten Umsetzung wird der Arbeitgeber die Zuschüsse zum Freistellungsgehalt aus den laufenden Gehaltszahlungen bestreiten. Damit unterscheiden sich diese Zahlungen in nichts von den Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter, die sich beispielsweise im Erholungsurlaub befinden. Diese Zuschüsse sind als Folge nicht gegen eine Insolvenz des Plansponsors zu schützen und stehen auch im Falle eines Störfalls nicht dem Mitarbeiter zu.

Letzteren Fall wollen wir in Bezug auf die Abwicklung durch den Administrator an Hand eines Beispiels untersuchen.

Beispiel 1: Vorruhestand mit Arbeitgeberzuschuss

Dieses Beispiel ist sicherlich trivial. Wichtig dabei ist, dass die Entnahme aus dem Wertguthaben auf Grund der Förderung durch den Arbeitgeber deutlich kleiner ist als das Freistellungsgehalt.

Wir wollen noch ein Beispiel angeben, welches etwas komplizierter ist und die Möglichkeiten eines Zeitwertkontos noch einmal deutlich macht.

Beispiel 2: Flexibler Übergang in den Ruhestand durch Teilzeit (50 %) und Kompensation des Gehaltsverlustes durch Entnahmen aus dem Zeitwertkonto.

In diesem Beispiel konnte der Arbeitnehmer mit seinem Wertguthaben also nahezu 3,5 Jahre Teilzeit ohne größere Einkommensverluste realisieren[4].

Für den Administrator bedeutet dies, dass eine Freistellung über diesen Zeitraum anzulegen ist und das Wertguthaben monatlich um 720 EUR (zzgl. AG-SV-Anteile) entspart wird.

In beiden Beispielen betrug der Arbeitgeberzuschuss 7.500 EUR. Dies liegt an der Definition „20 % des Freistellungsgehaltes“. Man hätte den Zuschuss auch mit „20 % auf das Wertguthaben“ definieren können. In diesem Fall hätte der Zuschuss eine Höhe von 6.000 EUR gehabt. Man sieht auch an diesem einfachen Beispiel, dass eine präzise Definition des Zuschusses von enormer Bedeutung ist.

Zusammenfassend kann zur administrativen Verarbeitung von Arbeitgeberzuschüssen folgendes festgehalten werden:

• Die Höhe von Zuschüssen ist im Abrechnungssystem des Arbeitgebers zu ermitteln, die Werte sind dem Administrator in geeigneter Form (Einzelmitteilung, Schnittstelle) mitzuteilen.
• Sollen die Zuschüsse Teil des Wertguthabens sein, muss der Arbeitgeber die Zuschüsse dem Administrator zum Zeitpunkt des verbindlichen Zuflusses melden und diese Beträge wie normale Einzahlungen in das Wertguthaben extern ausfinanzieren.
• Sollen die Zuschüsse nicht Teil des Wertguthabens sein, so werden diese i.S. laufender Gehaltszahlungen aus dem cash flow finanziert. Der Arbeitgeber muss erst bei der Freistellungsanmeldung dem Administrator die regelmäßigen Entnahmen sowie den Freistellungszeitraum mitteilen. Die regelmäßigen Entnahmen aus dem Wertguthaben können deutlich von dem Freistellungsgehalt abweichen.

[1]   Siehe hierzu auch den Beitrag „Aller guten Dinge sind drei – Urlaubsansprüche für Zeiten der Freistellung aus Wertguthaben“ des Fachkreises Arbeits- und Sozial- versicherungsrecht in dieser Ausgabe des Newsletters

[2]   Uns ist kein Weg bekannt, wie dies ohne Probleme ausgeschlossen werden kann.

[3]   Wertentwicklungen in der Freistellungsphase wurden hier vernachlässigt.

[4]   Die Reduktion des Einkommens auf 80 % wird eine Reduktion des Nettoeinkommens um ca. 10 % bewirken. Der Arbeitnehmer erhält also in der Teilzeitphase ca. 90 % seiner alten Nettobezüge. Seine Rentenansprüche entwickeln sich so, also hätte er 80 % seines Durchschnittseinkommens verdient.