Der vorangegangene Newsletter des AG-ZWK Fachkreises “Administration“ behandelte die Grundlagen der Administration von Zeitwertkonten. Hieran anknüpfend möchten wir einen weitergehenden Blick auf das Reporting bei Zeitwertkonten werfen.

Nach §7d Abs. 2 SGV IV hat der Arbeitgeber seinen Beschäftigten mindestens einmal im Jahr in Textform über die Höhe Ihres im Wertguthaben enthaltenen Arbeitsentgeltguthabens zu unterrichten. Neben dieser gesetzlichen Anforderung besteht aber ein Bedarf an weiteren Informationen, sowohl seitens der Teilnehmer des Modells, als auch seitens der Arbeitgeber. Der Artikel möchte aufzeigen, welche Möglichkeiten hierzu bestehen, aber auch welche Schwierigkeiten zu bewältigen und Besonderheiten zu berücksichtigen sind.

Allgemeine Anforderungen

Das Reporting bei Zeitwertkonten besteht  mit Blick auf die regulatorischen Vorgaben aus einem Kontoauszug, den der Teilnehmer eines Zeitwertkontenmodells einmal jährlich von seinem Arbeitgeber erhält. Der Kontoauszug soll über den aktuellen Stand bzw. die erreichte Höhe eines angesparten Arbeitsentgeltguthabens zu einem bestimmten Stichtag – dies ist in der Regel der 31.12. eines jeden Jahres - informieren.  Im Normalfall wird dabei auch die Kontoentwicklung im laufenden Jahr dargestellt, so dass unter Berücksichtigung von Einzahlungen  und ggf. Entnahmen die Entwicklung des Arbeitsentgeltguthabens klar und deutlich hervorgeht.

Dabei sind die Anforderungen nach § 7d Abs. 2 SGV IV als Mindestanforderung an einen Kontoauszug anzusehen, der jedoch auch deutlich mehr Informationen für den Teilnehmer eines Zeitwertkontenmodells enthalten kann und darf.

In der Praxis wird die  Informationspflicht gemäß §7d Abs. 2 SGV IV an den Administrator bzw. Dienstleister, der das Zeitwertkontenmodell betreut und verwaltet, auslagert und somit auf die inhaltlichen Vorgaben des Administrators zurückgegriffen. Selbstverständlich hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, individuelle Anforderungen oder Wünsche an Inhalte oder Layout eines Kontoauszuges zu stellen, deren Umsetzung mit dem Administrator abgestimmt werden muss.

1.1. Exkurs Wertguthabenbegriff

Eine erste Schwierigkeit bei der Erstellung des Kontoauszuges ergibt sich bei der Überlegung, inwieweit sich der mit Flexi-II neu definierte Wertguthabenbegriff im Kontoauszug widerspiegeln soll.

Zur Erinnerung: Mit Flexi-II schließt das sicherungspflichtige Wertguthaben untrennbar den Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag mit ein. In der Praxis bedeutet das, dass sich bei einem Anstieg der Arbeitsgeberbeitragssätze - bei unveränderten Wertguthaben - das darin eingeschlossene Arbeitsentgeltguthaben reduziert. Andererseits bedeutet dies auch, dass sich das im Wertguthaben enthaltene Arbeitsentgeltguthaben erhöht, wenn der Arbeitgeberanteil beispielsweise im Freistellungs- oder Störfall nicht benötigt wird. Dieser Mechanismus wird auch unter dem Begriff „Statisches Wertguthaben“ subsummiert. Die Herausforderung dieses Modells besteht in der Berechnung des Arbeitsentgeltguthabens aus dem Wertguthaben.

In der Praxis häufiger  anzutreffen ist eine „dynamische“ Auslegung des Wertguthabenbegriffes. Hierbei wird eine strikte Trennung von Arbeitsentgeltguthaben und Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag (kurz: AG-SV-Anteil) vereinbart, der sich dann ebenfalls im Reporting und im Kontoauszug widerspiegelt. Das Arbeitsentgeltguthaben wird ohne Berücksichtigung des AG-SV-Anteils angegeben, im Störfall oder Freistellungsfall wird dann gemäß den aktuell vorliegenden Arbeitgeberbeitragssätzen gerechnet und das Freistellungsgehalt bzw. die Freistellungsdauer ermittelt.

1.2. Exkurs Werterhaltungsgarantie

Ebenfalls zu berücksichtigen ist die mit Flexi-II eingeführte Werterhaltungsgarantie. Wie schon im letzten Newsletter erläutert, müssen im Rahmen der Werterhaltungsgarantie zum Zeitpunkt der planmäßigen Entnahme mindestens die Beiträge zur Verfügung stehen, die ursprünglich eingezahlt wurden. Dies bedeutet für den Arbeitgeber bzw. den Administrator, dass zur Dokumentation der Einhaltung der Werterhaltungsgarantie alle eingebrachten Einzahlungen und deren AG-SV-Anteile vorgehalten werden müssen. Im Falle der planmäßigen Entnahme muss dieser Wert dem Rückdeckungswert gegenübergestellt werden. Wie macht sich das beim Reporting gegenüber dem Teilnehmer eines Zeitwertkontenmodells bemerkbar? Zunächst sind folgende rechtliche Details zu beachten:

• Der Werterhalt bezieht sich auf den Zeitpunkt der planmäßigen Verwendung. Zu diesem Zeitpunkt muss das Rückdeckungskapital mindestens die Höhe der eingebrachten Einzahlungen aufweisen.
• Bis zu diesem Zeitpunkt darf das Rückdeckungskapital nicht unter 70% der Summe der Einzahlungen fallen.

Die Frage, ob eine Werterhaltungsgarantie auszuweisen ist oder nicht, orientiert sich auch an der Art der Rückdeckung und ggf. an der Höhe der eingebrachten Einzahlungen.

So wird bei einem Versicherungsprodukt mit Garantieverzinsung  - nach Abzug etwaiger Abschlusskosten - die Höhe der eingebrachten Einzahlungen in der Ansparphase relativ schnell erreicht, so dass der Werterhalt allein schon durch das Kapitalanlageprodukt gegeben ist. Eine zeitweilige Unterschreitung der Werterhaltungsgarantie auf Grund  von Vertragskosten ist i.d.R. in den ersten 1-2 Jahren der Ansparphase auszumachen und danach dauerhaft ausgeschlossen. Bei kleineren Beträgen kann auf Grund des ungünstigen Verhältnisses von Sparanteil zu Kosten dieser Unterdeckungszeitraum allerdings auch deutlich länger ausfallen.

Bei Fondsprodukten ist eine Unterschreitung der eingebrachten Einzahlungen auch für einen längeren Zeitraum möglich, da die Wertentwicklung auf Grund schwankender Kurswerte ständig in Bewegung ist. So kann es auch passieren, dass nach Jahren positiver Wertentwicklung der Depotwert durch eine negative Kursentwicklung geringer ist als die Höhe der eingezahlten Beträge.

Daher bietet sich unabhängig von der Rückdeckungsart im Rahmen eines transparenten und verbraucherfreundlichen Reporting an, neben dem Stand der Rückdeckung auch die eingebrachten Einzahlungen auszuweisen, um dadurch deutlich zu machen, dass diese garantiert zur Auszahlung kommen und eine eventuelle Unterdeckung nur eine Momentaufnahme darstellt.

2. Reports für den Arbeitnehmer

Wir möchten nun einen genaueren Blick darauf werfen, was ein Arbeitnehmer-Report (im folgenden kurz „AN-Report“ genannt) für Informationen enthalten kann, und worin sich das Reporting gegenüber dem Arbeitgeber (im folgenden kurz „AG-Report“ genannt) unterscheidet. Diese Darstellung hat - für die AN-Reports als auch für die unter  Ziffer 3 vorgestellten AG-Reports - keinen Anspruch auf Vollständigkeit, deckt aber weitestgehend die Anforderungen ab, die uns in der Praxis begegnet sind.

Der AN-Report wird in der Praxis als Dokument in Papierform oder elektronisch an den Teilnehmer des Zeitwertkontenmodells verschickt. Die wesentlichen Inhalte sind:

• Stammdatenattribute des Arbeitnehmers
• Vertragsdaten des Arbeitnehmers (Beginn ZWK, Status des Vertrages)
• das im Wertguthaben enthaltende Arbeitsentgeltguthaben
• die im angegebenen Jahr erfolgten Ein- und Auszahlungen
• Produktdetails

In keinem Fall wird in den AN-Reports der AG-SV Anteil angedruckt.

Werden mehrere Modelle bespart (Flexi- und Langzeitmodell), müssen die Kontostände pro Modell bzw. Vertrag getrennt ausgegeben werden.

Zusätzlich können weitere Informationen angegeben werden. Dazu gehört beispielsweise die bisher erreichte Freistellungsdauer in einer Spanne von 70 bis 130% des Freistellungsgehaltes. Die Ausweisung der Freistellungsdauer ist allerdings nicht unstrittig, da eine exakte Freistellungsdauer erst bei Eintritt bzw. Beantragung genau ermittelt werden kann, da erst dann maßgebliche Einflussgrößen wie das tatsächliches Gehalt, AG-SV-Beiträge usw. feststehen. Daher sind Angaben zur möglichen Freistellungsdauer meist unverbindlich als Prognoseberechnungen zu betrachten. An dieser Stelle ist zu erwähnen, dass viele Administrationsplattformen die Möglichkeit anbieten, den Kontostand über einen internetbasiertes Arbeitnehmerportal aufzurufen. Diese Möglichkeit findet mittlerweile eine große Verbreitung und ermöglicht den Teilnehmern, jederzeit ihren aktuellen Kontostand und die erfolgten Kontobewegungen - oftmals für einen frei wählbaren Zeitraum oder Stichtag - aufzurufen. Diese technische Möglichkeit gilt sowohl für AN - als auch für die AG-Reports.

3. Reports für den Arbeitgeber

Neben dem gesetzlich  geforderten Report für den Arbeitnehmer benötigt der Arbeitgeber weitere Auskünfte aus dem ZWK-System, die wir im Folgenden darstellen wollen.

In einer ersten Gruppe finden sich arbeitnehmerspezifische Reports, die der Arbeitgeber zur Abbildung bestimmter Geschäftsprozesse benötigt.

3.1. Störfallreport

Scheidet ein Arbeitnehmer unplanmäßig aus dem Zeitwertkontenmodell des Arbeitgebers aus, so wird in der Regel ein Störfallreport benötigt. Dieser Report wird üblicherweise durch die Plattform nach der Auflösung des Wertguthabens erzeugt. Der Störfallreport enthält alle Informationen, die zur Abwicklung des Störfalls seitens des Arbeitgebers benötigt werden. Die wesentlichen sind:

• Höhe des Wertguthabens zum Stichtag des Störfalls
• das darin enthaltene Arbeitsentgeltguthaben[1]
• beide Werte getrennt nach Rechtskreisen[2]
• Verkaufserlös des Wertguthabens. Allein durch verzögerte Abrechnungen oder andere Gründe kann der Verkaufserlös von der Höhe des Wertguthabens abweichen[3]
• Detaillierte Darstellung der SV-Luft zum Stichtag. Detailliert bedeutet in diesem Zusammenhang die pro Rechtskreis und SV-Zweig getrennte Darstellung der SV-Luft. Dieser Teil ist sicherlich nur dann erforderlich, wenn der Arbeitgeber die SV-Luft nicht selbst verwaltet.

Falls der Arbeitnehmer mehrere Modelle (Flexi- und Langzeitmodell) bespart hat, müssen - wie auch im oben erwähnten Kapitel zum AN-Report - die Kontostände pro Modell bzw. Vertrag getrennt ausgegeben werden.

Mit diesen Informationen kann der Arbeitgeber den Störfall abrechnen oder ggf. bei Arbeitgeberwechsel diesen korrekt abbilden.

In einer zweiten Gruppe finden sich Auswertungen, die das gesamte Zeitwertkontenmodell betreffen. Hier werden i.d.R. alle Teilnehmer an dem Modell berücksichtigt.

3.2. Teilnehmerliste

Der Arbeitgeber wünscht sich einen Report, der eine Übersicht über den Stand der Wertguthaben enthält. Gewünschte Informationen dieser Teilnehmerliste sind sicherlich:

• Identifikation von Stammdatenattributen der Arbeitnehmer
• Eintritt und ggf. Austritt der Arbeitnehmer in den Plan (auch ausgetretene Teilnehmer sollten eine Zeitlang noch in dem Report angedruckt werden)
• Status des Arbeitnehmers (aktiv, in Freistellung, beendet)
• Summe der Einbringungen (ggf. differenziert nach Art der Einbringung sowie dem eingebrachten Plan)
• Höhe des Wertguthabens je Plan

Zusätzlich können weitere Informationen ausgegeben werden. Beispiele sind:

• Dauer einer möglichen Freistellung; hier wird unter gewissen Annahmen (Bsp.: Freistellungsgehalt bei 80% der aktuellen Gehalts) eine mögliche Freistellungsdauer auf Basis des aktuellen Wertguthabens gerechnet.
• Ausgabe des spätesten Einbringungszeitpunktes; gemäß Flexi-II sind nur Einbringungen erlaubt, die vor der Regelaltersgrenze verwendet werden können. Mit Ausgabe des spätesten Einbringungszeitpunktes hat der Arbeitgeber eine einfache Kontrollmöglichkeit für zukünftige Einbringungen.

Weitere Angaben sind denkbar und bestimmen sicherlich auch den Leistungsumfang der Administrationsplattform. 

Abschließen sollte der Report mit einer kumulierten Darstellung der Einzelwerte. Also etwa:

• Anzahl der Arbeitnehmer gruppiert nach Status
• Summe der Einbringungen
• Summe des Wertguthabens

3.3.  Bilanzreport

Für die Berücksichtigung des Wertguthabenmodells in der Bilanz des Arbeitgebers werden die benötigten Werte in einem entsprechenden Report zusammengefasst. Diese Bilanzinformation wird jeweils zum Bilanzstichtag, ggf. auch für den Halbjahresabschluss des Arbeitgebers benötigt.

Die wesentlichen Informationen des Reports sind:

• Summe der Einzahlungen sowie die Einzahlungen innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres
• Summe der Verwendungen sowie die Verwendungen des aktuellen Geschäftsjahres
• Summe des Wertguthabens sowie die Veränderung innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres
• Höhe der Rückdeckung getrennt nach den jeweiligen Produkten (Versicherung / Fonds) sowie die Veränderung innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres (hier ist bei Fondsprodukten neben dem Bestand zum Kurswert auch der Bestand zum Nominalwert zu nennen)
• Höhe der angefallenen Kosten innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres.
• Höhe der angefallenen Zinsen und Erträge innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres.
• Höhe der Ansprüche, sofern diese nicht mit dem Wertguthaben identisch sind.

Diese Informationen finden in den Bilanzen des Arbeitgebers Berücksichtigung.

3.4. Treuhänderreport

Da das Flexi-II-Gesetz eine externe Kapitalanlage der Zeitwertkonten vorschreibt, hat sich das Treuhändermodell, insbesondere bei größeren Beständen, als Insolvenzsicherungsmodell auf dem Markt durchgesetzt. Die Aufgaben des Treuhänders bestehen unter anderem darin, die Höhe der Kapitalanlage mit den Ansprüchen der Arbeitnehmer abzugleichen.

Für diesen Abgleich stellt die Administrationsplattform regelmäßig einen Treuhänderreport zur Verfügung. Die zentralen, je Arbeitnehmer ausgewiesenen Informationen auf diesem Report sind:

• Stammdaten des Arbeitnehmers (Name, Geburtsdatum)
• Vertragsdaten des Arbeitnehmers (Beginn ZWK, Status des Vertrages)
• Wertguthaben und Arbeitsentgeltguthaben
• Höhe der Kapitalanlage in den jeweiligen Konten
• Summe der Einbringungen und Verwendungen

Falls die Kapitalanlage kleiner als das Wertguthaben ist, wird der jeweilige Deckungsgrad ausgegeben. Dieser darf während der Laufzeit des Modells die 70% - Grenze nicht unterschreiten.

Administrationsplattformen stellen dem Treuhänder diesen Report oftmals über eine Internetplattform zur Verfügung. Dort kann er ihn ggf. per Stichtag abrufen.

3.5. Liste der Freistellungen

Grundsätzlich sollte der Arbeitgeber einen Überblick über den Status der aktuellen Freistellungen seiner Mitarbeiter haben. Aus unserer Erfahrung wird ein Report, der die aktuellen Freistellungen kompakt darstellt von den Arbeitgebern als sinnvoll empfunden und begrüßt. Inhalte des Reports sind:

• Alle Freistellungen, gruppiert nach jeweiligem Status, also beispielsweise:
  • angemeldete, aber noch nicht genehmigte Freistellungen
  • genehmigte, aber noch nicht angetretene Freistellungen
  • aktuelle Freistellungen
  • beendet Freistellungen. Für eine gewisse Zeit sollten auch diese noch angedruckt werden.
• Für jede Freistellung müssen die zentralen Merkmale ausgegeben werden, also: Beginn, Ende, Status, Freistellungseinkommen.

Für den Arbeitgeber wichtige Informationen müssen deutlich werden. Diese sind, auf Grund der langen Laufzeit der Modelle, beispielsweise:

• Arbeitnehmer, deren Freistellung in der nächsten Zeit (z.B. 3 Monate) beginnt sowie
• Arbeitnehmer, deren Freistellung in der nächsten Zeit (z.B. 3 Monate) endet.

Zusammenfassung

Der vorliegende Beitrag zeigt die verschiedenen Auswertungen, die zur Verwaltung von Zeitwertkonten von den Prozessbeteiligten benötigt werden oder aber sich als sinnvoll herausgestellt haben. Dabei muss zwischen den gesetzlichen Notwendigkeiten und den sinnvollen Erweiterungen differenziert werden. Das Flexi-II-Gesetz schreibt zwar nur den jährlichen Kontoauszug vor, letztendlich sind weitere Reports erforderlich. Dies wurde hier beschrieben.

Abschließend sei gesagt, dass die Auflistung keineswegs vollständig sein muss. Gerade in komplexen ZWK-Modellen (mit diversen AG-Zuzahlungen ggf. mit zeitlicher Verfallbarkeit) können weitere Daten in Form von Reports erforderlich sein. 

[1]   Wir wollen hier nicht auf die Unterscheidung von statischen versus dynamischen Wertguthabenbegriff eingehen. Wichtig ist, dass der Störfallreport beide Werte ausgibt. Wie diese verwaltet / berechnet werden ist hier nicht von Belang.

[2]   Wir gehen hier davon aus, dass diese Differenzierung ausreichend ist. Zusätzliche Differenzierungen können beispielsweise bei Hinzunahme von steuerfreien Einbringungen entstehen.

[3]   Wir wollen hier nicht darauf eingehen, wie mit den entstehenden Differenzen fachlich umgegangen wird.