Einleitung

Eines der wesentlichen Argumente für die Nutzung einer Administrationsplattform zur Verwaltung der Zeitwertkonten ist neben der Entlastung der Personalabteilung auch die Administration der SV-Luft. Dabei geht es zum einen um die Speicherung von SV-Luft Werten, die im Payroll-System des Arbeitgebers ermittelt wird, als auch um die explizite Berechnung der jeweiligen SV-Luft.

Nachdem seit der Einführung der ersten ZWK-Modelle einige Jahre vergangen sind und Erfahrungen mit der Administration von Wertguthabenmodellen vorliegen, will der vorliegende Artikel verschiedene Aspekte der SV-Luft Administration beleuchten. Dabei geht es den Autoren ausschließlich um eine Beurteilung aus Verwaltungssicht. Juristische Detailfragen, die in diesem Kontext nach wie vor existieren, sollen hier außen vor bleiben. Ziel dieses Beitrages ist es, dem interessierten Anwender und Interessenten die Möglichkeiten und Grenzen der SV-Luft-Administration aufzuzeigen. Dies wollen wir anhand von diversen Fragen untersuchen.

Wofür überhaupt die SV-Luft-Administration?

Die Antwort ist einfach. Für Wertguthaben gibt es Aufzeichnungspflichten gemäß § 8 der Beitragsverfahrensordnung (BVV) und § 23 Abs. 2 SGB IV. Die Aufzeichnungspflicht umfasst auch die Berechnung und Führung von SV-Luft. Diese wird ausschließlich bei einer Störfallabrechnung benötigt. Sofern keine Aufzeichnungen über die SV-Luft existieren, ist im Störfall das gesamte Wertguthaben zu verbeitragen, was zu einer finanziellen Benachteiligung führen kann.

Nun könnte man zwar meinen, dass eine Störfallabrechnung nur in Ausnahmen durchgeführt werden muss. Das Gegenteil ist allerdings der Fall. Es gibt zahlreiche Gründe, die zu einer Störfallabrechnung führen. Störfälle sind beispielsweise

• Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen,
• Berufsunfähigkeit und Erwerbsminderung,
• Überschreitung einer Beitragsbemessungsgrenze durch das Freistellungsgehalt, wenn das durchschnittliche Gehalt aus dem Zeitraum vor der Freistellungsphase überschritten wird,
• Tod des Arbeitnehmers,
• Insolvenz des Arbeitgebers.

Selbst eine reguläre Freistellung mit anschließendem Renteneintritt endet häufig in einer Störfallabrechnung, wenn es nicht gelingt, das Wertguthaben vollständig für eine Freistellung zu verwenden. Ein Grund hierfür ist häufig die Performance des Wertguthabens in der Freistellungsphase. Dies hat zur Konsequenz, dass der Lebenszyklus eines Wertguthabens sehr häufig mit einer Störfallabrechnung endet.

Nun gibt es das Argument, das Einkommen der Teilnehmer am Wertguthabenmodell liege unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze (=BBG) und damit müsse sowieso das gesamte Wertguthaben verbeitragt werden. Hier muss dann kritisch hinterfragt werden, ob sichergestellt ist, dass diese Situation während der Laufzeit des Modells bestehen bleibt. Außerdem kann eine Verbreitung des Teilnehmerkreises zu einem späteren Zeitpunkt dazu führen, dass dieses Argument nicht länger zutrifft. Eine mögliche individuelle Entscheidung pro Arbeitnehmer, ob und wie seine SV-Luft verwaltet werden soll, halten wir nicht für sinnvoll und ist auch nicht üblich.

Die oben beschriebenen Gründe führen zwingend dazu, dass die SV-Luft Administration zum Wertguthabenmodell dazugehört.

Mit Einführung des Wertguthabenmodells muss entschieden werden, wo die SV-Luft verwaltet werden soll. Grundsätzlich findet man hier folgende Lösungen:

• SV-Luft Administration auf dem Payroll-System
• SV-Luft Administration durch einen externen Dienstleister.

Wenn beispielsweise bei kollektiver Rückdeckung der Wertguthaben zur virtuellen Kontenführung auf Arbeitnehmerebene ein externer Administrator eingesetzt wird (nachfolgend ZWK System), kann die SV-Luft Verwaltung auch durch diesen Verwalter sozusagen als Annex zur virtuellen Kontenführung mit übernommen werden[1].

• Mischformen (s.u.)

Was leistet das Payroll-System?

Die Entscheidung, die SV-Luft-Administration im Payroll-System durchzuführen, findet man häufig bei größeren Arbeitgebern. Wichtig sind hierbei folgende Aspekte:

• Das Payroll-System muss in der Lage sein die Störfall-SV-Luft zu verwalten. Die Verwaltung beginnt immer mit der ersten Einzahlung in das Wertguthabenmodell. (Sie hat also nichts mit der SV-Luft zur Verarbeitung der „März-Klausel“ zu tun.)
• Das System muss in der Lage sein, die Störfall-SV-Luft für die gesamte Laufzeit des individuellen Zeitwertkontos zu verwalten. Hierzu gehört auch die Berücksichtigung von rückwirkenden Korrekturen bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
• Das System muss ebenso in der Lage sein, sowohl die Einzahlungen als auch die Freistellungen in Bezug auf die SV-Luft richtig zu buchen. Die Erfahrung zeigt, dass sich gerade kleinere Payroll-Anbieter mit diesem Thema schwer tun.

Die meisten Anbieter von Payroll-Systemen verfügen über viel Erfahrung mit der SV-Luft-Administration und den zugehörigen Geschäftsprozessen bei ATZ-Modellen. Bezogen auf die SV-Luft-Administration im Kontext der Wertguthabenmodelle ist die Erfahrung allerdings noch begrenzt. Hier zeigen diese Systeme immer wieder Schwächen in der Verarbeitung.

Erfüllt das Payroll-System alle oben beschriebenen Kriterien, muss in einem nächsten Schritt das Verfahren zur SV-Luft-Berechnung festgelegt werden. Hierzu gibt es zwei gängige Modelle, das Summenfelder- und das Optionsmodell. In der Regel wird die SV-Luft nach dem Summenfeldermodell verwaltet. Dieses Berechnungsverfahren bewährt sich stets dann, wenn keine starken Schwankungen des Einkommens vorliegen, zum Beispiel durch relativ niedrige Sonderzahlungen oder monatlich gleichbleibende Einkommen. Sind die Schwankungen des Einkommens relativ groß (insbesondere um die BBG, dann passiert es regelmäßig, dass Einbringungen oberhalb der BBG in den Folgejahren ebenfalls im Störfall SV-pflichtig werden. Dies lässt sich nur verhindern, wenn die SV-Luft abgegrenzt wird. Dazu sind allerdings folgende Maßnahmen erforderlich:

• Die Abgrenzung der SV-Luft muss durch das Verwaltungssystem möglich sein. Hierbei werden die SV-Luft und das beitragspflichtige Arbeitsentgelt miteinander verglichen und der niedrigere Betrag ist für die Zukunft fortzuschreiben.
• Der Anteil des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts im Wertguthaben muss regelmäßig von der ZWK-Administration gemeldet werden, damit das Payroll-System die Abgrenzung durchführen kann.

Bei der Rückmeldung des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts im Wertguthaben an das Payroll-System sind einige mögliche Fallstricke zu beachten. An dieser Stelle möchten wir beispielhaft zwei Punkte aufgreifen:

• Bei Partizipationsmodellen ist die mögliche negative Wertentwicklung zu berücksichtigen. So steht im SV Rundschreiben vom 31.03.2009: Beruht die Feststellung eines negativen Saldos (ohne dass z. B. eine Freistellung stattgefunden hatte) allein auf der Tatsache, dass eine Wertminderung des Fonds eintrat, ist für den Abgleich der SV-Luft dieses Jahres der Wertguthabenzuwachs mit 0 EUR anzusetzen. Das gilt auch, wenn in diesem Jahr zwar Arbeitsentgelt als Wertguthaben verwendet wurde, die Kursverluste per Saldo aber zu einer Negativentwicklung führten. (Passage aus dem Rundschreiben der SV-Träger vom 31.03.2009 / 4.62.4 In Fonds angelegte Wertguthaben). In diesem Fall ist dem Payroll-System, also der Grund des negativen Saldos mitzumelden.
  
  
• Nutzt ein Arbeitgeber den statischen Wertguthabenbegriff, so ist vor der Meldung an das Payroll-System das beitragspflichtige Arbeitsentgelt  zu ermitteln.  Ob hierzu die jeweils dann gültigen AG-Beitragssätze zu Grunde zu legen sind - ist zu vermuten aber derzeit ungeklärt.

Für diesen Datentransfer zum Payroll-System sind Schnittstellen zur ZWK-Administration notwendig, die bestenfalls automatisiert den Datentransfer durchführen, um die erforderliche  Datenqualität zu gewährleisten. Auch wenn das oben beschriebene Verfahren z.B. von SAP-HCM unterstützt wird, sind uns nur wenige Fälle bekannt, in denen auf diese Weise gearbeitet wird.

Wie erfolgt die SV-Luft Administration auf dem ZWK-System?

Ein wesentliches Argument für die Einführung bzw. Nutzung von ZWK-Administrationsplattformen ist die SV-Luft-Verwaltung. Viele Payroll-Abteilungen kennen die „SV-Luft“ entweder gar nicht oder haben einen der seltenen Störfälle im ATZ-Kontext gehabt, der schwierig war und aufwändig manuell bearbeitet werden musste. Daher gibt es aus Sicht der Arbeitgeber gute Gründe das Thema „outzusourcen“. Diese reichen von: „Wir kennen uns mit der SV-Luft nicht aus. Das soll der Administrator machen“ bis hin zu „SV-Luft-Administration kann nur der Administrator durchführen“.

In der Praxis stellt man fest, dass die obige Einstellung je öfter anzutreffen ist, je kleiner der Arbeitgeber ist. Größere Arbeitgeber werden i.d.R. die SV-Luft selbst verwalten wollen. Als zusätzliches Argument für eine interne Verwaltung wird immer häufiger der Datenschutz angeführt. Der Administrator soll nur die Daten bekommen, die für die Wertguthabenverwaltung unbedingt erforderlich sind. Da aus der SV-Luft indirekt auf die Einkommenssituation des Arbeitnehmers geschlossen werden kann bzw. zur Berechnung der SV-Luft die monatlichen Gehaltsdaten zur Verfügung gestellt werden müssten, ist dies – gerade bei größeren Unternehmen – oft ein Hinderungsgrund, warum ein Datentransfer von personenbezogenen Daten nicht an einen externen Administrator erfolgen soll. Hierauf haben die meisten ZWK-Administratoren reagiert und bieten ein entsprechendes Verhältnis von technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutzzweck. So ist mittlerweile die ehemals verschlüsselte Exceltabelle schon lange nicht mehr das adäquate Mittel des Datenaustausches und sichere Datenschutzmechanismen (zum Beispiel Virtual Private Network Verfahren oder File Transfer Protocol mit entsprechender Verschlüsselung) bereits Standard[2].

Lautet die Entscheidung, dass die ZWK-Plattform die SV-Luft verwalten soll, muss zunächst geklärt werden, welches Modell zur SV-Luft-Verwaltung gewählt werden soll. Hierzu stimmen sich Payroll und der Administrator der ZWK-Plattform ab, definieren die auszutauschende Datenmenge und erörtern die einzurichtende Schnittstelle. Payroll muss die für eine SV-Luft Berechnung notwendigen Daten an die ZWK-Plattform melden. Neben den Ein- und Auszahlungen in bzw. aus dem Wertguthaben müssen folgende zusätzliche Daten gemeldet werden:

• zu verbeitragende Einkommen
• Korrekturen zu den Einkommensdaten
• Rechtskreiswechsel

Die Informationen werden ab der ersten Einbringung laufend benötigt. Problematisch ist dabei immer, dass eine Meldung dieser Daten auch dann erfolgen muss, wenn keine weiteren Einbringungen in das Wertguthaben erfolgen. Zahlt eine Person also einmalig in das Wertguthabenmodell ein, müssen für die gesamte Laufzeit des Zeitwertkontos SV-Meldedaten ausgetauscht werden. Dieser Sachverhalt muss den Arbeitgebern nahegebracht werden, wenn diese Vorgehensweise gewählt wird.

Bei der Entscheidung „welche SV-Luft“ verwaltet werden soll, existiert die Auswahl zwischen dem Summenfeldermodell und der abgegrenzten SV-Luft (Optionsmodell). Bei der abgegrenzten SV-Luft muss zusätzlich entscheiden werden wann abgegrenzt wird. Das Wertguthaben kann im Alternativ-/Optionsmodell auch monatlich bewertet werden. Für den Abgleich der SV-Luft bedeutet dies, dass an die Stelle des Abgleichs mit dem Wertguthabenzuwachs des Jahres mit Stand 31. Dezember der Abgleich jeweils zum Letzten des Vormonats zu erfolgen hat (Schreiben der SV-Träger vom 31-03-2009).  Ein Vorteil des ZWK-Systems ist, dass beide Modelle abgebildet werden können, die Entscheidung liegt ganz beim Arbeitgeber.

Alle Berechnungsmodelle haben ihre Vor- und Nachteile. Zu beachten ist, dass die Wahl des Modells Auswirkungen auf die auszutauschende Datenmenge hat. Soll beispielsweise nur jährlich abgegrenzt werden, so ist für die Abgrenzung zum Jahresende die Meldung des zu verbeitragenden Jahreseinkommens pro Rechtskreis ausreichend. Für die monatliche Abgrenzung müssen die monatlichen Einkommensdaten bekannt sein.

Neben der reinen Datenmenge hat sich in der Praxis die Datenqualität als ein weiteres Problemfeld erwiesen. Damit eine korrekte SV-Luftberechnung erfolgen kann, müssen die Einkommensdaten auf der ZWK-Plattform korrekt sein. Dies beinhaltet auch sämtliche relevante Korrekturen. Vielen Arbeitgebern ist dies schlicht nicht bewusst oder sie sind mit den Datenmeldungen überfordert. Daher muss die Datenqualität oft kritisch hinterfragt werden. Dies macht eine SV-Luft-Administration naturgemäß schwierig, da die dokumentierte SV-Luft nur dann einer Detailprüfung standhalten kann, wenn der Datenaustausch im Vorfeld sauber definiert und durchgeführt wurde. Zwar werden von vielen ZWK-Systemen Testläufe vor dem ersten produktiven Datentransfer durchgeführt, eine inhaltliche Qualitätsprüfung ist damit aber nicht gewährleistet, sofern beim Auslesen bereits Fehler gemacht werden. Hier kann nur durch eine enge und laufende Kommunikation zwischen Payroll- und ZWK-System Abhilfe geschaffen werden.

Gibt es bessere Alternativen? Als Vorschlag sei hier eine Mischform dargestellt.

Mischformen der SV-Luft-Administration

Die Grundannahme ist hier, dass die reine unterjährige Berechnung der SV-Luft nach dem Summenfeldermodell, also nicht abgegrenzt, auf dem Payroll-System erfolgt. Dieses verfügt über alle Daten, die dazu erforderlich sind und kann auch mit Korrekturen des Einkommens etc. korrekt umgehen.

Die festgestellte SV-Luft wird dann bei Bedarf, aber mindestens einmal jährlich, der ZWK-Plattform gemeldet. Dort können folgende Verarbeitungsschritte durchgeführt werden:

• Speicherung und Verwaltung der SV-Luft sowie Berücksichtigung bei der Störfallabrechnung
• Berechnung und Verwaltung einer gegen das beitragspflichtige Arbeitsentgelt abgegrenzten SV-Luft

Vorteil dieser Vorgehensweise ist:

• SV-rechtliche Berechnung mit Abgleich des Lohn- und Gehaltskontos erfolgt auf dem zugeordneten Payroll-System. Also dort, wo die Quelle der Daten liegen.
• Weiterverarbeitung und Speicherung auf der ZWK-Plattform, also auf der Plattform, die auch das Wertguthaben führt und die die entsprechenden Daten für die Laufzeit des Zeitwertkontos vorhalten muss.

Allerdings ist auch hier eine regelmäßige Rückmeldung der abgegrenzten SV-Luft Werte an das Payroll-System unerlässlich.

Chancen und Risiken

Die Entscheidung, wo und wie die SV-Luft-Administration erfolgen soll, hängt von diversen Faktoren ab, die für jedes Unternehmen separat geprüft und beantwortet werden müssen. Was gibt das eigene Payroll-System her? Lohnt sich eine Ausgliederung oder Doppelführung? Entlastet ein Outsourcing und wie gravierend sind die datenschutzrelevanten Vorbehalte?

Für eine Administration auf dem Payroll-System spricht, dass alle relevanten Lohn- und Gehaltsdaten im Abrechnungssystem vorhanden sind und somit keine Auslagerung von sensiblen Personen- und Einkommensdaten erforderlich scheint, wenn Software und Know-how vorhanden sind. Wenn sich die Führung auf das Summenfelder-Modell beschränkt, ist ein zusätzlicher Datentransfer zwecks Abgrenzung nicht notwendig.

Für eine Administration auf dem ZWK-System spricht, dass Software und Know-how zur Verfügung gestellt werden, was zu einer Entlastung der beteiligten Ressourcen des Arbeitgebers führen kann. Was an dieser Stelle auch erwähnt werden muss, ist die Tatsache, dass durch die externe SV-Luftführung im Falle einer Insolvenz eine direkte Verfügbarkeit aller zur Abrechnung benötigten Daten vorhanden ist und damit eine schnelle Handlungsfähigkeit gewährleistet wird. Dies ist insbesondere bei kleineren Unternehmen von großer vertrauensbildender Relevanz. Gleichzeitig ist das ZWK-System aber auch in der Lage, bei sonstigen (nicht insolvenzbedingten) Störfällen alle erforderlichen SV-Daten bereitzustellen, um Payroll bei der Abwicklung eines Störfalls zu unterstützen. Ein Risiko besteht – wie bei allen Daten – in der Qualität der gelieferten Daten. Hier ist das ZWK-System von der Transfergüte des Payroll-Systems abhängig und erhält durch diese seine natürliche Grenze.

Zusammenfassung

In dem vorliegenden Beitrag wurden Mehrwert / Chancen / Risiken der SV-Luft Verwaltung aus Sicht des Administrators beschrieben. Dabei wurden verschiedene Verwaltungsansätze skizziert und diskutiert.

Auch in der Zukunft bleibt diese Thema aktuell, da bei den Arbeitgebern - gerade bei der Einführung von ZWK-Modellen – nach wie vor Aufklärungsbedarf besteht und die sensible Datenqualität zwischen dem Payroll-System und der ZWK-Plattform für die Laufzeit des Wertguthabens gewährleistet sein muss. 

Referenzen:

1) Programmvorgabe zum Entgeltabrechnungs- und Meldeverfahren im Bereich Sozialversicherung: http://www.gkv-ag.de/upload/Pflichtenheft_V7.5_4331.pdf

2) Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages (Beitragsverfahrensverordnung - BVV): http://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html

3) Beitragspflichtige Einnahmen bei flexiblen Arbeitszeitregelungen gemäß §23b SGB IV: http://dejure.org/gesetze/SGB_IV/23b.html

[1] Im Unterschied zur kollektiven Rückdeckung findet sich in der Praxis häufig auch eine Einzelrückdeckung. In diesem Fall ist eine virtuelle Führung von Arbeitnehmerkonten entbehrlich, da bereits die Rückdeckung gesondert je Arbeitnehmererfolgt – beispielsweise durch eine eigenständige Rückdeckungsversicherung oder ein eigenes Fonddepot des Arbeitnehmers.

[2]   Hingewiesen sei hier auch auf den Yearbook-Beitrag der AG-ZWK aus dem Jahr 2010 „Outsourcing der Verwaltung von Zeitwertkonten: Rechtskonforme Gestaltung unter Datenschutzaspekten